M-Files, cujo revendedor oficial em Moçambique é a it.com, é um sistema de gestão documental de qualidade estabelecida. É uma solução de uso fácil que ajuda pequenas, médias e grandes empresas a aumentar a sua eficiência e produtividade dramaticamente por melhorar a maneira que organizam e gerem os seus documentos de negócio, informação e procedimentos.

O procedimento de criação e revisão constante de diferentes tipos de ficheiros associados a diferentes aplicações podem criar caos nos arquivos duma empresa. As empresas lutam continuamente para eliminar redundância nos seus ficheiros electrónicos, enquanto também tentam melhorar a acessibilidade e gestão de informação empresarial sensível. M-Files resolve o problema de gerir, procurar e seguir documentos nos ambientes modernos que usam informação de forma intensiva.

O sistema está em uso em mais de 15.000 empresas e em mais de 80 países. Algumas empresas renomadas e com presença em tudo mundo que usam M-Files são:

• Thales
• Tupperware
• Rohde & Schwartz
• O'Reilly & Associates
• Bentley

M-Files é uma solução baseada em cinco pilares importantes:

• Integração com Microsoft Windows – o sistema integra de forma elegante com Windows Explorer, Microsoft Word, Excel, Outlook, AutoCAD, sistemas de contabilidade, inventário, etc. A integração torna o uso de M-Files tão transparente que os utilizadores precisam de pouca, ou até nenhuma, formação.
• Fiabilidade e performance – M-Files disponibiliza-se ao utilizador com um disco virtual. Assim, o sistema oferece rapidez, caching, e a possibilidade de trabalhar com documentos off-line caso o servidor não esteja disponível.
• Flexibilidade – Documentos podem ser categorizados usando propriedades (metadata) para criar uma organização que se adeque às necessidades da empresa.
• Pesquisa rápida – Estatísticas indicam que trabalhadores perdem até 16% do seu tempo à procura de ficheiros. M-Files oferece uma pesquisa poderosa que permite procura por palavra-chave (full-text search) e/ou por metadata.
• Controlo de revisões – M-Files automaticamente preserva as versões de um documento (histórico), um critério chave para padrões de pesquisa e qualidade. O sistema oferece acesso directo às versões anteriores, bem como um log com nomes de utilizadores, horas, e comentários.

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• M-Files integra com Windows Explorer, oferecendo assim uma interface que é instantaneamente familiar para todos.
• O repositório de documentos aparece como um disco virtual.
• É possível arrastar (drag and drop) documentos, mensagens e-mail e outros ficheiros para M-Files, e vice versa.

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• O risco de alterações simultâneas por diferentes utilizadores é eliminado pelas operações de check-in e check-out.
• Versões dos documentos são guardadas automaticamente. Cada alteração – seja do conteúdo de um documento, seja dos metadata de um documento ou objecto – dá origem a uma nova versão.
• Um log das alterações é criado automaticamente com os utilizadores que efectuaram alterações, a hora da alteração, e comentários deixados pelos utilizadores.
• M-Files oferece a possibilidade de nomear e numerar documentos de forma automática.

• A visibilidade de dados pode ser controlada. Documentos sensitivos podem ser ocultados enquanto mantém-se um único repositório de documentos.
• Opções simples e configuração flexível de permissões reduzem o risco de erro humano.
• M-Files é compatível com Active Directory – não é preciso fazer login duas vezes.
• Todos os dados contidos no repositório – os documentos de toda empresa – podem ser guardados num backup de forma fácil. Para além disso, os backups podem ser automatizados para ocorrer em momentos predefinidos.

4. Pesquisa rápida e relatórios dinâmicos

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• M-Files ajuda em procurar documentos instantaneamente por simplesmente teclar palavras na caixa de pesquisa. Também é possível procurar documentos por metadata, especificando condições complexas onde for necessária. As pesquisas definidas podem ser guardadas como relatórios para re-uso. O full-text search garante que documentos que contêm as palavras pesquisadas são retornados.
• Documentos e objectos podem ser visualizados em qualquer estrutura hierárquica que o utilizador escolher.
• O mesmo documento pode estar presente em várias pastas lógicas – sem criar cópias.

• M-Files é muito rápida através de conexões remotas.
• Quando o utilizador viajar, ele pode ainda ver, criar, alterar e guardar documentos em offline mode, com sincronização automática.
• M-Files suporta replicação dos repositórios para tornar o manuseamento de documentos em instalações geograficamente separadas muito mais rápido.

• O M-Files providencia as capabilidades de estrutura de metadados mais avançados de todos os sistemas, incluindo listas de selecção múltipla e campos filtrados.
• Podem ser definidas relações entre documentos, a nível hierárquico via vários níveis, a nível não-hierárquico ou mesmo ad-hoc.
• Documentos podem ser agrupados numa colecção para fácil gestão.
• O uso de documentos padrão (templates) e possível – e até pode ser forçado para garantir consistência entre os documentos que a empresa produz.
• M-Files gera mais do que documentos: dados de clientes ou projectos podem ser geridos, ou essencialmente quaisquer dados, porque é possível definir novos tipos de objectos e as suas relações.

• M-Files permite a definição de uma ligação activa com bases de dados externas como CRM, ERP, contabilidade e sistemas de facturação.
• É possível importar e ligar ficheiros de network shares existentes.
• Documentos podem ser importados de qualquer scanner ou multi-função impressora.
• Mensagens de e-mail podem ser importadas automaticamente de um servidor de e-mail.
• Necessidades especiais podem ser satisfeitas por programação – o M-Files expõe um API (Application Programming Interface) poderoso.

8. Integração de aplicações e suporte para formatos de ficheiro

• M-Files integra de forma transparente com todos as aplicações Windows incluindo aplicações Office, CAD e soluções de contabilidade e inventário, permitindo os utilizadores de aceder repositórios de dados com comandos padrão como Open, Save, Save As, etc.
• M-Files suporte todos os formatos de ficheiro, como documentos de Office como Word e Excel, CAD modelos e desenhos, imagens, scans de documentos em papel, e e-mail e anexos.

Sobre It.com

A it.com é uma empresa de consultoria informática e um estúdio de software. Localizada em Maputo, Moçambique, a it.com tem realizado projectos bem sucedidos, de custo efectivo e profissionais.

Nós contamos com uma equipa de consultores, tecnicos e desenvolvedores bem experientes. Assim, podemos ajudar-lhe com desenvolvimento em muitas áreas, incluindo desenvolvimento Web, desenvolvimento desktop, bases de dados e programação celular.

A it.com é revendedor autorizado do M-Files, e os nossos consultores têm todo conhecimento para fazer a instalação, configuração, parametrização e formação necessária para tornar M-Files numa solução de sucesso para a sua empresa!

Visite o website da it.com

Contactos

Nós temos um gupo da consultores prontos a dar-lhe um demo grátis do sistema de gestão documental M-Files no momento que lhe convém.

Podemos visitar a sua empresa para mostrar-lhe ao vivo o o quanto fácil é a interacção com M-Files. Até trazemos vários laptops para criarmos uma pequena rede em lugar para que veja como vários trabalhadores podem interagir com um projecto contido no sistema.

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